En muchos negocios en estos momentos, se cuentan con jornadas laborales interminables, prácticamente en solitario y resolviendo situaciones que requieren inmediatez y acción en el corto plazo. Por eso, es indispensable tener unas herramientas para planificar el tiempo de manera óptima.

          Se debe tener claro que no todas las herramientas para planificar el tiempo funcionan igual. En realidad no existe una a ciencia exacta, ni menos unas reglas básicas que se expliquen, uno a uno, los pasos a seguir para ser más productivos. En la experiencia y situaciones que se presenta por cada caso son las que nos permiten elaborar y poner en marcha nuestras propias técnicas, que son las que realmente nos funcionan y con las que logramos un pleno rendimiento.

Acciones que te ayudarán a mejorar la planificación de tu tiempo

Es hora de que comiences a utilizar las herramientas para planificar el tiempo, las cuales consisten en las siguientes:

1. Realiza una lista de las tareas que debes realizar diariamente: Te ayudara a organizar con prioridad los puntos más importantes, es muy útil y te evitara revisar tus correos anteriores.
2. Asígnale a tus actividades prioridad: Tomando en cuenta la cantidad de actividades que puedas tener en el día, te recomendamos priorizar un trabajo antes que a otros.
3. Si posees una actividad muy compleja: Es recomendable que las realices en el tiempo que consideres ser más productivo, emplea una combinación entre las actividades más difíciles con las sencillas, para ir completando una a una.
4. En toda jornada las horas en que se es menos efectivo siempre son las últimas horas, es en este momento donde puedes emplear tus energías en actividades que no requieran aplicar energías o mayor atención.
5. Si entre tus actividades existe un proyecto de mayor interés, debes centrarte a él única y exclusivamente.
6. Si debes cumplir un horario, debes tomar muy en serio su cumplimiento, te ayudara a ser más organizado, si se cumple el orden y el horario podrás planificar de forma correcta tus labores diarias.
7. Para recargar tus energías debes cumplir con el descanso que se te asigne, aprovéchalo para tu recuperación física y mental, ya que nuestra mente requiere de un descanso siempre y cuando se haga de una forma correcta y la medida justa.
8. Importantísimo analiza que actividades vas a tener en tu próxima jornada. Como recomendación, en cada fin de jornada haz una planificación y coloca en orden de importancia, cada una de ellas te ayudara a organizarte en cuanto a tu tiempo para distribuirlo en cada uno de ellos.

9. De no poder cumplir con una de las actividades, no te sientas fracasado, recuerda que eres un ser humano y es normal que en cualquier actividad se nos presente imprevisto y nos causen atrasos.

Tipos de aplicaciones para planificar tu tiempo laboral

     Existe infinidades de herramientas para planificar el tiempo, las cuales tienen como funcionalidad ayudar para ser más productivo. Entre estas podríamos usar tanto un método manual como digital.

     Una de las más tradicionales y comunes es una agenda o libreta de anotación, es el método más utilizado y antiguo ya que se mantiene activa hasta ahora, además que la puedes usar en cualquier lugar y circunstancias debido a que no depende de tecnología y mucho menos de conexión a internet.

• Apps organización de tareas: Es una herramienta y es ideal para los que les gusta la perfección y el control de sus actividades, su sistema es diseñado para agendar cada actividad de la semana, distribuyendo el tiempo real para cada una de ellas.

• Apps para la gestión de proyectos: Es ideal para tu negocio si posees clientes distintos a la vez. Esta herramienta es esencial para ese tipo de actividad laboral, en ellas podrás llevar los seguimientos de todas las tareas, si existe alguna modificación ella estará al tanto y te mostrara el estado y avance del proyecto.

• Trello: Esta herramienta posee flexibilidad, ya que te permite organizar tus labores de una manera sencilla. Esta aplicación es gratuita, posee facilidad para ver todos tus proyectos, puedes agregar participantes a tus proyecto, te muestra el tiempo real, te permite agregar comentarios, puedes cargar archivos desde computador, Google drive, Box y Dropbox, para complementar se puede agregar una hoja de chequeo y fechas culminación.

• Hangouts: Con esta herramienta podrás mantener conversaciones, evitando la pérdida de tiempo que tendrías al asistir a una reunión presencial, también te permite realizar video llamada en grupo, mantener contacto individual y con grupo, puedes utilizar emojis, imágenes y gif, además, es compatible con dispositivos y sistema de operatividad. 

• Google Calendar: Con esta herramienta puedes planificar tus actividades diarias; al ser como una agenda en línea, puedes programar alarmas y recordatorios en forma de pop-ups en nuestro escritorio o emails a nuestra cuenta de correo, cumpliendo con funciones múltiples como agenda, calendario y alarma, con unas características para crear eventos, la programación de alarma, la inclusión de citas y agregar direcciones conectándolo al Maps.

• Google Drive for Work: Disfruta del almacenamiento en la nube sin limitaciones y restricciones, en Google Drive for Work mantendrás tu trabajo a buen recaudo y podrás acceder a él desde cualquier lugar y dispositivo. Tiene almacenamiento ilimitado, puedes compartir contenido a menor costo mensual, puedes guardar imagenes, diseños, dibujos, grabaciones y videos, además se puede trabajar sin conexión a internet.

• Active Collab: Este tipo de herramienta te permite gestionar tus proyectos de forma sencilla y eficaz, es muy flexible y con capacidad de multitudes de funcionalidades como: administración de tareas, seguimiento del tiempo, permite la colaboración del equipo y facturación.

      En el mercado existen otras herramientas para planificar el tiempo que pueden adquirir para lograr alcanzar los objetivos de tu negocio propuestos, en este blog te mencionamos las más comunes. 

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